Vous vous êtes déjà demandé pourquoi vos dépenses d’impression dérapaient sans prévenir, mois après mois ? Ce petit budget que l’on croit secondaire peut vite devenir un gouffre si l’on n’y prend pas garde. Entre impressions inutiles, cartouches hors de prix et matériels inadaptés, les pièges sont nombreux. Pourtant, il existe des leviers simples pour reprendre la main. À condition de savoir où chercher et de ne pas se contenter de solutions à court terme. Car oui, réduire les coûts, ce n’est pas rogner sur la qualité, mais bien ajuster les bons curseurs.
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Identifiez les sources de dépenses inutiles grâce à un audit d’impression
Imaginez un instant que chaque page imprimée soit un centime jeté à la poubelle. Pas très réjouissant, n’est-ce pas ? Toutefois, sans audit d’impression, c’est souvent ce qui se passe. Trop de pages, trop de couleurs, des impressions recto uniquement et des cartouches vidées à la vitesse de l’éclair. La solution ? Plongez-vous dans les fichiers d’impression. Un audit bien mené vous permet de repérer les habitudes coûteuses et les équipements surdimensionnés. C’est votre première brique pour bâtir une stratégie efficace.
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Claire, responsable administrative à Reims, en sait quelque chose. “J’ai découvert que certains de mes collègues imprimaient tous leurs mails automatiquement. En analysant les rapports d’impression, j’ai compris que ça représentait près de 800 pages par mois, totalement inutiles.” Grâce à cette prise de conscience, elle a pu ajuster les réglages des imprimantes, supprimer les impressions automatiques et sensibiliser son équipe. En moins de six mois, son service a vu sa facture baisser de 27 %. “Franchement, c’est comme si on avait trouvé un billet de 500 euros caché dans un tiroir.”
Adoptez des équipements et des réglages adaptés à vos besoins réels
Investir dans un parc cohérent, c’est déjà une victoire sur le long terme. Travailler avec une imprimante laser multifonction, par exemple, permet de concentrer les flux, de gagner en vitesse et de simplifier la gestion des consommables. En remplaçant trois machines vieillissantes par un seul appareil performant, vous réduisez non seulement les coûts, mais aussi les pannes à répétition. Moins de papier, plus d’efficacité. Mais l’équipement ne fait pas tout.
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Vous devez aussi penser aux bons réflexes. Activer l’impression recto verso par défaut, privilégier le noir et blanc pour les documents internes ou encore désactiver les impressions en couleur sauf nécessité, tous ces ajustements sont loin d’être anecdotiques. Une entreprise imprimant 10 000 pages par mois peut ainsi économiser jusqu’à 1 800 euros par an. Ce n’est pas du luxe, c’est tout simplement du bon sens appliqué à l’ensemble de vos services.
Sensibilisez les collaborateurs et automatisez les bonnes pratiques
Avoir le bon équipement, c’est un bon départ. Mais si vos équipes continuent à imprimer tout et n’importe quoi, vous tournez en rond. Sensibilisez-les ! Affichez des rappels, envoyez des mails ou mieux encore, proposez une mini-formation. Montrez-leur l’impact de chaque impression superflue, non seulement sur le budget, mais aussi sur l’environnement. Rien de tel qu’un chiffre pour marquer les esprits : une page couleur coûte en moyenne cinq fois plus qu’une page en noir et blanc. Et pour ceux qui auraient la mémoire courte, pensez à l’automatisation. Paramétrez les imprimantes pour qu’elles appliquent systématiquement les bonnes pratiques. Avec les bons outils, vous pouvez même attribuer des quotas ou bloquer les impressions en dehors des heures de bureau. Une fois ces routines mises en place, vos collaborateurs n’auront plus à y penser, et votre budget vous dira merci.
