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Comment bien transmettre un message à son équipe ? Comment bien transmettre un message à son équipe ?
L’ écrit et l’oral sont les deux moyens dont nous disposons pour communiquer. Bien qu’il n’y ait pas si longtemps, le téléphone était notre... Comment bien transmettre un message à son équipe ?

L’ écrit et l’oral sont les deux moyens dont nous disposons pour communiquer. Bien qu’il n’y ait pas si longtemps, le téléphone était notre principal moyen de communication entre les services et avec les clients, il a largement cédé la place au courrier électronique mais aussi à de nouveaux moyens de communication qui peuvent réunir plusieurs collaborateurs par vidéoconférence. Pour le bon fonctionnement d’une entreprise, il est important que son gestionnaire sache maîtriser la communication. Tous les messages à partager en interne doivent être clairs, courts ou précis et bien pensés en amont afin de ne pas laisser la place prédominante aux émotions. Mais comment communiquer efficacement ? Lequel est le plus efficace : écrit ou oral ?

Créer un message pertinent

Avant d’envoyer un message, vous devez d’abord définir le but du message et déterminer le ou les destinataires. Lors de la mise en place de cette première phase, il est essentiel de choisir les moyens efficaces de communication capables d’atteindre toutes les personnes concernées : verbales ou communication non verbale. Ces deux modes de communication ont chacun leurs propres particularités, et le choix est basé sur le type de message à envoyer et les destinataires. Afin d’éviter la perte d’informations en cours de route, il reste essentiel de formuler le message à envoyer de manière claire, précise et concise afin qu’il soit facilement assimilé par les destinataires, qu’ils soient écrits ou oraux.

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Communication écrite efficace

La clé d’une bonne communication écrite reste la clarté et la lisibilité. Avant de partager des informations, il est nécessaire de structurer correctement le message et d’utiliser les mots justes et percutants pour attirer et convaincre votre lecteur, mais aussi d’utiliser la courte phrase. Si vous utilisez la communication écrite, les interlocuteurs n’ont pas besoin d’être physiquement proches. Ce mode de communication est caractérisé par la virtualité du destinataire, de sorte que vous ne pouvez pas obtenir une réponse immédiate.

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Par écrit, vous avez la possibilité de réfléchir attentivement à ce que informations que vous voulez envoyer, puis développer un message bien construit. Pour être efficace, il est également nécessaire de jouer sur les supports. Cependant, les messages écrits restent plus longs à produire, nécessitent plus de temps pour interagir et manquent d’émotions directes et de contacts humains.

Communication orale opérationnelle

Direct, interactif et rapide… Ce sont des qualificatifs qui pourraient bien convenir à la communication orale. Ce mode de communication nécessite une proximité géographique. L’orateur et l’auditeur sont physiquement présents, ce qui favorise l’échange immédiat. Le contenu est riche en émotions à travers la voix, la posture, les attitudes des interlocuteurs. Parler clairement et avec conviction est le seul moyen de faire passer un message.

La base d’une bonne communication orale est la reformulation. Il est essentiel de bien reformuler le message afin d’en améliorer l’efficacité et de rester attentif au geste. Mais l’essentiel est de savoir comment gérer parfaitement le temps de parole et rester s’est concentré sur les points importants de votre message.

En raison de son apparence spontanée, la communication orale peut être difficile à contrôler en cas de conflit. N’oubliez pas de vous exprimer bien, même dans ces situations, afin de ne pas déformer le message. La communication orale est riche et indispensable. S’il se passe bien, il favorise l’échange.

Écoutez ou prenez des notes !

Selon les spécialistes, la communication orale est plus efficace que celle liée à l’écriture. Vous vous demandez probablement comment cela est possible puisque vous passez la plupart de votre temps à écrire des courriels, à envoyer des SMS ou à prendre des notes.

Cependant, communiquer oralement directement avec votre interlocuteur facilite grandement la réactivité des deux parties. Lorsque vous parlez en face à face, vous êtes physiquement présent et vous avez tendance à réagir rapidement et naturellement. C’est pourquoi les grandes entreprises utilisent beaucoup la vidéoconférence.

L’ écriture, qui est plus lointaine, exige une formulation précise du message et des sentiments que l’on souhaite transmettre. Cependant, c’est la bonne façon d’envoyer autant d’informations que possible. D’autant plus qu’en communiquant par écrit, les destinataires peuvent prendre du temps pour répondre, ce qui implique une rétroaction mûre et réfléchie.

Que vous choisissiez l’une ou l’autre méthode pour transmettre un message, rappelez-vous que la communication efficace entre deux êtres humains dépend du bon choix des mots et du respect de l’autre.

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