Qu’elle soit à but non lucratif ou bénéfiques ; la rigueur et la ponctualité doivent être de mise dans la gestion financière des associations. Pour la tenue des comptes, chaque organisme se sert d’un cahier, d’un journal ou d’un tableur informatique. Ces documents sont mises à jour au fur et à mesure pour favoriser l’évolution du groupement. Plus de détails ci-dessous.
Exercice comptable
La préparation comptable se fait sur une année. Cependant, en fonction de la régularisation d’une période ou lorsque l’association exerce pour la première fois, cette durée peut être revue. Bien qu’elle cadre généralement avec l’année civile, il peut arriver que cette période soit parfois défini en tenant compte de l’agenda scolaire. En effet la programmation dépend des activités et objectifs de ladite association.
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Factures
Retenez qu’en comptabilité, tous les paiements ou les profits que vous effectuez se doivent d’être justifié. Chaque achat ou vente de produit est certifié par un reçu émis en deux exemplaires. Le premier exemplaire revient à l’acquéreur tandis que le dernier est pour le commerçant. Il en est de même pour les prestations de services. En plus d’être chiffrée, et datée du jour d’affranchissement, ces factures doivent porter les informations ci-après :
- nom et coordonnées du vendeur et de l’acheteur ;
- les numéros de Siretet d’ordre ;
- la désignation et le nombre exact de la marchandise ou de la prestation vendu, ainsi que le prix unitaire ;
- et la date d’échéance du reçu accompagnée des taux de pénalités exigibles.
Lorsque votre organisme est soumis à la TVA, la facture devra également contenir le numéro personnel d’identification et la somme de la TVA. Dans le cas contraire, insérez la notation ‘’TVA non applicable’’.
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Organisation pièces comptable
Il est nécessaire de bien disposer tous les documents comptable afin de les retrouver facilement à chaque fois que besoin sera. Le rangement vous permet de suivre aisément chaque procédure que vous enclenchez. Les factures par exemples vous aident à vous souvenir de vos dettes et des échéances. De ce fait, vous avez l’obligation de les classer dans deux dossiers différents tout en mettant les débits dans l’un et les bénéfices dans le second.
De même vous devez chiffrer ces justificatifs et inscrit chacun des numéros dans un cahier ou un journal d’enregistrement ainsi que dans le talon du chéquier. Pour plus d’ordonnément et de cohérence, vous devez veiller à ce que chaque pièce soit suivi de sa date de remboursement et le numéro du chèque.
Enregistrement
Toutes les dépenses que vous aurez à effectuer au sein de votre association doivent être inscrites dans le journal, tant pour les entrées que pour les sorties. L’enregistrement se fait au jour le jour et à chaque action posée. Ce document comporte l’intégralité des actions financières menées par le groupement au cours d’un même exercice. En plus des informations contenues sur la facture, vous devez aussi noter, le mode de règlement et la nature de l’encaissement ou du déboursement.
Ces actions favorisent le suivi des gains restant et les relevés de compte de la banque. Ils vous permettent également de définir la somme dont vous disposez, et ce, à tout moment. A la fin de la journée, vous devez comparer ce journal de recettes/dépenses avec les relevés bancaire afin de vérifier la conformité entre les chiffres. Cela facilite non seulement le bilan annuel, mais vous permet aussi de corriger les erreurs d’oublies.
