Le stockage de documents est une problématique majeure pour la majorité des entreprises. En effet, s’ils sont utiles pour la gestion administrative et financière des activités, il n’en demeure pas moins qu’ils sont parfois encombrants. Il est alors important d’explorer des solutions de stockage efficaces pour les conserver, notamment quand on dispose d’un espace limité.
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Utilisez un box de stockage pour les documents de votre entreprise
Les box de stockage sont des locaux d’entreposage de taille variée où vous pouvez entreposer vos affaires de manière permanente ou temporaire. Ce type de solution est généralement proposé par des garde-meubles qui sont des entreprises spécialisées dans la location d’espace de stockage sécurisé. A priori, les critères à prendre en compte dans le choix d’un box de stockage sont la taille, l’accessibilité, la sécurité et l’isolation. En effet, il faut que la surface de l’entrepôt permette le stockage d’une quantité relativement importante de cartons contenant vos documents.
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Cela dépend donc en réalité des volumes de dossiers que vous devez gérer. De plus, en fonction de la sensibilité de vos documents, vous pouvez opter pour un entrepôt en extérieur ou pour un site en intérieur. Les deux options présentent des avantages et des inconvénients quant à la sécurité des documents entreposés. Notez que les locaux doivent être totalement privatisés pour assurer l’inviolabilité des entrepôts. Ainsi, quel que soit le type de box que vous choisissez, vous avez la certitude que vos affaires sont en sûreté. Comme on peut le voir avec atout-box.fr, des prestataires proposent la location de box de stockage de toutes les tailles pour les entreprises.
Les solutions de stockage dématérialisé de type cloud
Le stockage de documents dans le cloud est une forme de conservation numérique des données. Il consiste à numériser les fichiers s’ils ne le sont pas encore et à les exporter vers une plateforme qui les enregistre sur des serveurs externes. Cette option est très intéressante, car l’espace de stockage offert est illimité. Cela suppose qu’en fonction du volume de documents à conserver, vous pouvez solliciter la capacité qui vous convient. De plus, celle-ci peut évoluer avec votre forfait lorsque la capacité initialement attribuée est saturée. Notons qu’il existe essentiellement trois types de stockage de documents dans le cloud. Il s’agit du stockage par bloc, du stockage par objet et du stockage par fichier.
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Le stockage par bloc consiste à répartir les documents sur plusieurs environnements en fonction de leur origine et du type de système d’exploitation qui les exécute. L’avantage de cette option réside dans l’impossibilité de pirater toutes les données en même temps puisqu’ils ne sont pas au même endroit. En revanche, dans le cadre du stockage par objet, les documents sont référencés et répartis en morceaux individuels, mais ils sont stockés sur un même espace. Ses avantages sont sa facilité d’accès, sa plus grande capacité en termes de volume et la possibilité d’y enregistrer tout type de document. Enfin, le stockage par fichier est le plus organisé parmi toutes les solutions dans le cloud. Il consiste à hiérarchiser les documents suivant plusieurs critères et à les enregistrer dans des dossiers référencés pour en faciliter l’accès.
Gardez uniquement vos documents sensibles dans un coffre-fort
Le coffre-fort est connu pour sa sécurité accrue. Il sert principalement à stocker des objets de valeur et des documents confidentiels dans une entreprise. Toutefois, quelle que soit sa taille, le coffre-fort offre généralement très peu d’espace pour un stockage de grand volume. Il faut alors trier minutieusement les documents que vous entreposez dans ce dernier pour ne pas être à court d’espace. En effet, la plupart des documents d’une entreprise sont importants aussi bien pour son image que pour sa survie.
Qu’il s’agisse des fichiers comptables, des lettres administratives ou des diverses correspondances qu’elle effectue, chaque document possède au moins une valeur morale. Ainsi, lorsqu’ils tombent entre de mauvaises mains, ils peuvent vous desservir. Cependant, il faut pouvoir faire la part des choses et établir des critères précis de sélection des documents que vous stockez dans un coffre-fort. Vous pouvez envisager d’autres solutions pour ceux que vous jugez également importants. Le stockage dans un box est une option envisageable dans ce cas.
