Explosion des flux d’information, pression réglementaire, attentes croissantes en matière de conformité et d’accès rapide aux documents : dans ce contexte, la numérisation de documents semble être la solution évidente.
Pourtant, le sujet reste entouré de nombreuses idées reçues, souvent liées à une vision trop simpliste du « scan » ou à une méconnaissance des exigences juridiques et organisationnelles.
Cet article propose de revenir sur cinq croyances fréquentes pour aider les directions et responsables métiers à construire une stratégie de gestion documentaire plus réaliste et sécurisée.
Idée reçue n°1 : « Numériser, c’est juste scanner des documents »
Réduire la numérisation de documents à l’action de poser une feuille sur un scanner pour obtenir un PDF revient à confondre photographie et processus industriel.
Dans un projet sérieux, la numérisation s’accompagne de plusieurs étapes : préparation des lots (désemballage, dépollution, agrafes, intercalaires), réglages techniques (résolution, couleur, compression), contrôle qualité systématique et indexation pour permettre une recherche efficace.
La différence majeure réside dans la structuration de l’information. Un simple « scan » produit un fichier difficile à exploiter, alors qu’une numérisation maîtrisée intègre les documents dans un système de gestion documentaire ou un SAE (système d’archivage électronique) avec des métadonnées, des droits d’accès et une traçabilité des opérations.
C’est cette approche globale qui permet aux organisations de fiabiliser leurs processus métiers (RH, juridique, finance, archives) et de tirer un réel bénéfice de la transformation numérique.
Idée reçue n°2 : « Une fois numérisé, le papier ne sert plus à rien »
La réalité est plus nuancée. La possibilité de détruire les originaux papier après numérisation de documents dépend à la fois du contexte juridique, des contraintes sectorielles et du niveau de preuve attendu en cas de litige.
Certaines catégories de documents peuvent être conservées sous forme numérique uniquement, dès lors que la numérisation respecte les exigences de la numérisation fidèle ou numérisation à valeur probante, encadrée par des normes spécifiques (par exemple NF Z 42-026 ou NF 544) et par l’utilisation d’un SAE conforme.
Pour cadrer correctement ces enjeux, il est utile de s’appuyer sur des ressources méthodologiques dédiées aux étapes d’un projet, comme ce guide sur la
numérisation de documents, qui détaille les bonnes pratiques à chaque phase.
L’enjeu n’est pas de « tout jeter » après numérisation, mais de définir, avec l’appui de la gestion documentaire et du juridique, quelles familles de documents peuvent basculer en « copie fiable » et lesquelles doivent conserver un original papier pour des raisons légales ou opérationnelles.
Idée reçue n°3 : « La numérisation suffit pour être conforme »
Numériser des archives ne garantit pas, en soi, la conformité réglementaire. La conformité repose sur un ensemble cohérent de mesures : choix d’un système d’archivage électronique adapté, définition des durées de conservation, politique de sécurité des données et gouvernance des accès.
Sans ces éléments, même des documents bien numérisés peuvent se retrouver inexploitables, introuvables ou contestés sur le plan juridique.
Une démarche robuste s’appuie sur un plan de classement structuré, des règles de gestion documentées, un suivi des droits utilisateurs et des journaux de traçabilité.
La numérisation des documents n’est alors qu’un maillon d’une chaîne plus large : une véritable politique de gestion documentaire et d’archivage, qui englobe l’ensemble du cycle de vie des informations, du papier au numérique.
Idée reçue n°4 : « La numérisation est trop chère et réservée aux grands groupes »
Le coût d’un projet de numérisation de documents ne peut pas se résumer à un prix au mille pages. Il doit être mis en regard des gains opérationnels : réduction du temps de recherche, diminution des surfaces d’archivage, amélioration de la continuité d’activité et réduction des risques de perte ou de fuite d’informations.
Pour une direction financière, RH ou juridique, l’accès immédiat à un dossier complet, sans déplacement en salle d’archives, représente un levier de productivité significatif.
De plus, la numérisation n’est pas un « tout ou rien ». Les organisations peuvent avancer par étapes : traitement de fonds prioritaires (dossiers actifs, contrats sensibles), numérisation à la demande pour certains flux, ou projets pilotes sur un périmètre restreint avant généralisation.
Cette approche progressive permet aux structures de toute taille, y compris les ETI et PME, de bénéficier d’une gestion documentaire numérique performante sans immobiliser des budgets disproportionnés.
Idée reçue n°5 : « Numériser, c’est forcément tout faire en interne »
Mettre en place un atelier de numérisation de documents en interne implique bien plus que l’achat de quelques scanners. Il faut gérer les volumes, les pics d’activité, la maintenance des équipements, la formation des équipes, la rédaction de procédures de contrôle qualité et la sécurisation des flux, notamment pour les documents sensibles (données RH, données de santé, informations financières, etc.).
À cela s’ajoutent les exigences de confidentialité, la gestion des accès, la traçabilité et la capacité à absorber des projets ponctuels de grande ampleur.
C’est pourquoi de nombreuses organisations choisissent de s’appuyer sur un prestataire spécialisé en numérisation et archivage, disposant de chaînes de production industrialisées, de certifications adaptées (numérisation fidèle, SAE, agréments d’archives publiques le cas échéant) et d’une expertise en archivage hybride papier / numérique.
L’enjeu n’est pas de déléguer pour se « décharger », mais de s’assurer que la chaîne de traitement respecte les bonnes pratiques et que les documents numériques produits soient réellement exploitables et opposables en cas de besoin.
Conclusion : vers une stratégie de numérisation raisonnée
Derrière les idées reçues, la numérisation de documents apparaît comme un levier structurant de la transformation numérique, à condition d’être pensée dans une logique de stratégie documentaire et non comme une opération ponctuelle de « scan massif ».
Une approche raisonnée permet de garantir des documents accessibles, sécurisés, correctement classés et, lorsque nécessaire, dotés d’une véritable valeur probante.
Pour les directions administratives, juridiques, financières, RH ou IT, l’enjeu est de revisiter leurs pratiques, d’identifier les idées reçues encore présentes en interne et de se faire accompagner pour cadrer les priorités : audit des fonds, définition des règles de conservation, choix d’un SAE, organisation de l’archivage physique et numérique.
Des acteurs spécialisés comme Novarchive, historiquement positionnés sur la gestion documentaire, l’archivage et la numérisation dans un cadre normatif, peuvent servir de points de repère pour construire des dispositifs à la fois pragmatiques, conformes et adaptés aux enjeux métiers.
