Note de frais : quelle importance et comment les gérer ?

Note de frais : quelle importance et comment les gérer ?

L’importance des notes de frais se fait sentir dans toute l’entreprise. Les notes de frais sont des données précieuses qui permettent aux entreprises de suivre les dépenses par service ou par projet, de rembourser les employés pour leurs dépenses personnelles et de calculer les bénéfices après déduction des dépenses. Mais la création d’un processus de suivi des dépenses est tout aussi importante que les rapports eux-mêmes.

Importance des notes de frais

Comprendre combien vous dépensez

Le suivi des dépenses permet également aux entreprises de suivre les dépenses afin de déterminer les budgets et les flux de trésorerie disponibles.  Un logiciel de gestion de notes de frais propose toutes sortes d’exemples de suivi des dépenses pour différents secteurs de votre entreprise. Par exemple :

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  • Les salaires et les avantages sociaux des employés
  • Dépenses de bureau pour les fournitures et l’équipement
  • Réparations et entretien de l’équipement
  • Les dépenses liées aux véhicules de travail (essence, assurance et entretien)
  • Marketing et publicité
  • Taxes et droits de licence

Le suivi de toutes ces dépenses donne aux entreprises une idée de la quantité de liquidités dont elles ont besoin pour accomplir leur travail aujourd’hui et demain. En examinant les données décrites ci-dessus, les entreprises sauront exactement combien elles doivent dépenser pour mettre à jour leurs licences chaque année. Combien elles dépensent en essence et de combien ce montant augmentera si elles ajoutent un autre camion. Et, comment elles peuvent économiser de l’argent. Par exemple, si la réparation de votre équipement actuel représente une dépense énorme, vous pouvez économiser en achetant du neuf.

Maintien de la conformité des déductions des impôts

Les notes de frais sont également utilisées pour la préparation des impôts. Une dépense professionnelle déductible doit être à la fois ordinaire et nécessaire. Une dépense ordinaire est une dépense courante et acceptée dans le cadre de votre activité professionnelle, comme l’essence, le matériel ou les repas. Une dépense nécessaire est une dépense qui est utile et appropriée pour votre commerce ou votre entreprise, comme la publicité ou la main-d’œuvre contractuelle. Une dépense ne doit pas nécessairement être indispensable pour être considérée comme nécessaire. Lors de la préparation de l’impôt, les entreprises utilisent les formulaires de l’IRS pour dresser la liste de leurs déductions applicables. La conformité des notes de frais consiste à s’assurer que vous pouvez prouver que les dépenses que vous déclarez sont des déductions appropriées.

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Solution automatisée pour gérer les notes de frais

Les logiciels automatisés s’occupent de tout de nos jours, et il serait négatif de dire que les notes de frais sur papier ne sont pas adaptées. Cependant, les logiciels de notes de frais présentent plus d’avantages, tels que la réduction des coûts de fournitures de bureau, l’absence de coûts de traitement, la suppression des feuilles de calcul manuelles, l’absence de documents physiques et l’absence de risques de perte de reçus. Les entreprises peuvent opter pour le système de rapport de dépenses automatisé pour générer des rapports sans papier.

Avec ces solutions logicielles, les employés doivent se connecter à leurs comptes respectifs et remplir les informations. En outre, ils peuvent télécharger les copies scannées des reçus. En outre, les entreprises peuvent connecter les comptes bancaires avec le logiciel de rapport de dépenses pour une fonctionnalité pratique.

L’automatisation des dépenses élimine les erreurs dans le traitement et le classement des notes de frais. Elle peut facilement remplacer les fastidieux rapports Excel et papier. Elle peut être réalisée avec l’aide des applications de gestion des dépenses qui vérifient toutes les demandes et les autorisent.