Pour toute entreprise, quelles que soient ses activités et sa taille, le classement de dossiers est une tâche très importante. Pas toujours facile à accomplir, l’archivage physique présente des avantages lorsqu’il est bien réalisé. Il est pour cela recommandé d’externaliser la tâche afin d’en assurer la réussite.
Dans cet article, découvrez tout sur l’archivage et comment classer des dossiers papiers en entreprise.
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Plan de l'article
Le classement physique de dossiers en entreprise : en quoi cela consiste ?
Le classement de dossiers papiers en entreprise est une tâche très importante, dont les enjeux peuvent être vitaux. Plus qu’une obligation légale, l’archivage de documents physiques est une nécessité pour l’entreprise.
Bien qu’il repose sur des actions simples telles que ranger, classer et conserver, le classement est une procédure relativement complexe. Son objectif est de conserver et de garder les documents de l’entreprise en bon état, afin de les retrouver ou de les restituer à tout moment. L’utilisation de chemise cartonnée est l’un des leviers importants de cette procédure de conservation.
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Quels sont les documents papiers à archiver dans une entreprise ?
Les archives, par définition, représentent l’ensemble des documents produits et reçus par une entreprise au cours de l’exercice de ses activités. De ce fait, il y a des catégories précises de documents à archiver. Il peut s’agir de documents papiers et les documents photographiques.
Par ailleurs, il est important de notifier que les dossiers papiers à archiver en entreprise doivent répondre à un triple intérêt. À l’archive, on retrouve les documents vivants qui concernent les affaires courantes et doivent donc être conservés dans le bureau afin d’y avoir accès rapidement.
Il y a aussi les documents à valeur historique, également appelés archives définitives et qui représentent des données importantes de l’histoire de l’entreprise. De même, on y retrouve les dossiers clos qui sont des archives intermédiaires à stocker dans un local dédié pendant la durée légale de conservation.
Quelles sont les principales étapes pour classer des dossiers papiers en entreprise ?
Une gestion efficace du classement de l’ensemble des documents d’une entreprise est une tâche à mûrir au préalable. Un projet d’archivage doit être mené sur la base d’une charte qui en garantit le bon fonctionnement.
Ainsi, une charte d’archivage doit renseigner sur les étapes du classement des dossiers papiers à savoir :
- L’identification et la description de toutes les activités de l’entreprise ;
- Le listing et la hiérarchisation des documents selon un plan de classement préalablement défini (par ordre alphabétique, par ordre chronologique ou par thème) ;
- La sélection et l’archivage des documents suivant la réglementation en vigueur ;
- La mise en place des règles de communication et d’accessibilité ;
- La mise en œuvre d’une politique de gestion pour l’ensemble des services d’archivage.
Ces diverses étapes conduisent vers un archivage physique, fiable, exploitable et intègre.
Pourquoi externaliser le classement des dossiers papiers en entreprise ?
Le classement des dossiers papiers d’une entreprise n’est pas toujours une partie de plaisir. Il faut trier, ordonner, s’appuyer sur les bonnes bases afin de les classer de façon durable, utile et efficace.
Pour gagner du temps et aussi réussir l’archivage physique de vos dossiers, il est préconisé de faire appel à un prestataire spécialisé dans la gestion des archives physiques.
Cette externalisation vous garantit une bonne accessibilité à vos documents importants, un gain de temps et d’espace, ainsi qu’une meilleure concentration des équipes sur leurs tâches principales.
