À l’ère du numérique, classeurs, porte-documents, attachés case deviennent de plus en plus encombrants et donc de moins en moins serviables. Ils sont pour la plupart remplacés par des astuces numériques permettant de gérer documents et consorts. C’est la dématérialisation des fichiers. Nous vous indiquons, dans cet article, comment dématérialiser efficacement vos documents.
Plan de l'article
Pourquoi dématérialiser ses fichiers ?
La dématérialisation de vos documents offre d’innombrables avantages. Ce sont entre autres la réduction des dépenses (en fichiers papier). Elle permet aussi la simplification de la communication. Envoyer ou recevoir des documents devient alors beaucoup plus simple. Un autre avantage est la facilitation du travail. L’accès facile aux documents rend possible et paisible, le travail à distance. La dématérialisation permet aussi la sécurisation des documents et l’accroissement de la productivité. Avec les bons logiciels, les documents sont traités plus rapidement. La dématérialisation est très avantageuse mais elle peut s’avérer un peu compliquée dans la pratique. Fort heureusement, il existe des sites fiables qui proposent de bonnes solutions de dématérialisation, notamment les logiciels GED.
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Comment s’y prendre ?
Plusieurs étapes sont à suivre en vue de dématérialiser vos documents. De façon classique, vous devrez en premier lieu numériser vos documents papier. Il faudra par la suite indexer vos fichiers numérisés. Cette étape consiste à attribuer une marque distinctive à vos documents en vue de les classer. La troisième étape consiste à archiver les documents c’est-à-dire les ranger et les cataloguer pour y accéder facilement. S’ensuit alors le versionnage des documents qui consiste à rendre modifiables les documents numériques. En dernier ressort intervient la certification de vos documents numérisés. Elle rend vos documents conformes aux lois digitales.
Voilà l’essentiel de ce qu’il vous faut savoir pour réussir votre dématérialisation. Durant le processus, n’hésitez pas à faire appel à un expert vous aider.
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Les étapes clés pour réussir la dématérialisation de ses documents
Pour dématérialiser vos fichiers, vous devez suivre les étapes clés. Découvrons-les en détail.
Tout d’abord, vous devez évaluer vos besoins et sélectionner le logiciel qui convient à votre entreprise. Il existe plusieurs types de solutions GED qui sont adaptées aux différents secteurs d’activités.
Votre collection de documents doit être scannée pour qu’elle soit sous forme numérique. Au cours du processus, vous devez faire attention à la qualité des images produites car cela affecte la suite du travail sur les fichiers.
L’étape suivante consiste à indexer chacun de vos fichiers afin qu’il puisse être facilement retrouvé dans le système GED. Chaque élément devra avoir sa propre fiche descriptive avec notamment une description précise et pertinente ainsi que des mots-clés associés.
Maintenant que tous vos documents sont sous format numérique, ils doivent être classifiés selon leur type (factures fournisseurs, factures clients…), leur date ou encore l’auteur du document avant d’être archivés dans un système centralisé accessible depuis n’importe quel poste informatique relié au réseau interne. Il est aussi possible d’utiliser un système de classement automatique.
La quatrième étape consiste à gérer les différentes versions d’un même document. Pour cela, vous devez vous assurer que chaque modification soit enregistrée et datée dans le logiciel GED pour avoir une vue globale sur l’évolution du fichier.
Pour terminer, la dernière étape consiste à certifier les fichiers dématérialisés conformément aux réglementations en vigueur pour leur validité juridique avant de les sécuriser avec un système de protection contre toute attaque malveillante.
Certes fastidieuses, ces étapes sont primordiales si vous voulez réussir votre dématérialisation sans accroc grâce à une solution fiable telle que proposée par ELO Digital Office France, qui permettra ainsi un gain de temps considérable au sein de votre entreprise tout en limitant vos coûts liés aux impressions papier et donc améliorer sa rentabilité financière sur le long terme. Effectivement, sachez qu’au-delà d’être plus écologique (plus besoin d’imprimer), la dématérialisation génère aussi une réduction significative des coûts engendrés par la manipulation, l’archivage ou encore le transport des documents physiques !
Les outils indispensables pour une dématérialisation performante en entreprise
Les outils indispensables pour une dématérialisation performante en entreprise
Pour réussir la dématérialisation de ses documents, pensez à bien choisir un scanner disposant d’une option OCR (reconnaissance optique de caractères) afin de pouvoir convertir les fichiers scannés au format texte pour qu’ils soient facilement indexés par le logiciel GED choisi.
Un logiciel GED adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise
Votre choix du bon logiciel GED devra se faire selon vos besoins spécifiques tels que la taille, le secteur d’activités ou encore les formats attendus, notamment lorsqu’il s’agit d’utiliser un standard universel tel que PDF/A (format recommandé pour garantir leur pérennité). Le logiciel doit aussi offrir une facilité dans la classification, l’indexation et l’accès aux fichiers numériques.
Afin d’avoir accès à vos documents partout où vous êtes, même depuis votre domicile, pensez à bien former vos collaborateurs (administratifs comme commerciaux) afin qu’ils maîtrisent parfaitement l’utilisation du logiciel GED choisi et qu’ils soient sensibilisés à leur rôle essentiel quant au respect des règles internationales telles que le RGPD ou encore l’archivage probatoire. Cette étape sera cruciale pour éviter toute erreur lors des différentes étapes clés citées précédemment.
L’option de la dématérialisation des documents en entreprise doit être anticipée avec attention car cela implique plusieurs aspects tels que le choix du matériel informatique ainsi que celui du logiciel adapté, accompagné parfois d’un changement organisationnel significatif. Mais sachez que cet investissement vaut largement son coût : gain productif infini tant sur le court terme qu’à long terme, stockage des fichiers facilité et plus sécurisé avec une réduction considérable des coûts liés à l’impression papier.
