À l’ère du numérique, classeurs, porte-documents, attachés case deviennent de plus en plus encombrants et donc de moins en moins serviables. Ils sont pour la plupart remplacés par des astuces numériques permettant de gérer documents et consorts. C’est la dématérialisation des fichiers. Nous vous indiquons, dans cet article, comment dématérialiser efficacement vos documents.
Pourquoi dématérialiser ses fichiers ?
La dématérialisation de vos documents offre d’innombrables avantages. Ce sont entre autres la réduction des dépenses (en fichiers papier). Elle permet aussi la simplification de la communication. Envoyer ou recevoir des documents devient alors beaucoup plus simple. Un autre avantage est la facilitation du travail. L’accès facile aux documents rend possible et paisible, le travail à distance. La dématérialisation permet aussi la sécurisation des documents et l’accroissement de la productivité. Avec les bons logiciels, les documents sont traités plus rapidement. La dématérialisation est très avantageuse mais elle peut s’avérer un peu compliquée dans la pratique. Fort heureusement, il existe des sites fiables qui proposent de bonnes solutions de dématérialisation, notamment les logiciels GED.
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Comment s’y prendre ?
Plusieurs étapes sont à suivre en vue de dématérialiser vos documents. De façon classique, vous devrez en premier lieu numériser vos documents papier. Il faudra par la suite indexer vos fichiers numérisés. Cette étape consiste à attribuer une marque distinctive à vos documents en vue de les classer. La troisième étape consiste à archiver les documents c’est-à-dire les ranger et les cataloguer pour y accéder facilement. S’ensuit alors le versionnage des documents qui consiste à rendre modifiables les documents numériques. En dernier ressort intervient la certification de vos documents numérisés. Elle rend vos documents conformes aux lois digitales.
Voilà l’essentiel de ce qu’il vous faut savoir pour réussir votre dématérialisation. Durant le processus, n’hésitez pas à faire appel à un expert vous aider.
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