La mise en place d’une politique de recouvrement efficace est essentielle pour toute entreprise. Cela permet de maintenir le flux des paiements et d’éviter les retards de paiement de certains clients.
Une bonne politique de recouvrement doit être claire, pratique et bien documentée afin qu’elle puisse être appliquée uniformément par tous ceux qui sont impliqués dans le processus.
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Établir un calendrier des factures
Établir un calendrier des factures est la première étape. Cela permet aux entreprises d’organiser plus efficacement leur flux de trésorerie et d’assurer que toutes les parties impliquées sont informées sur l’état des comptes à payer. C’est également le point de départ de l’établissement d’une relance simple pour facture impayée en cas de retard de règlement.
Une bonne politique comprendra une date limite près du début du mois ou après la fin du mois pour envoyer chaque facture aux clients concernés. Elle indiquera également si elles seront envoyées par courrier postal ou par e-mail, ainsi qu’un système de première relance au client à l’arrivée de la date d’échéance.
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Cela permet non seulement de garantir un flux régulier de revenus, mais aussi d’assurer une communication transparente entre l’organisation et ses clients, en précisant clairement les attentes de chaque partie impliquée.
Utiliser une plateforme informatique pour la gestion des factures
La politique de recouvrement est un moyen efficace pour les entreprises de gérer leurs factures et d’améliorer leur trésorerie. En utilisant une plateforme informatique, les sociétés peuvent facilement effectuer des vérifications sur l’état des factures afin de s’assurer que toutes sont payées à temps.
Une fois qu’une facture est identifiée comme impayée, la plateforme envoie automatiquement un rappel au client et lui donne également la possibilité de régler sa dette par carte bancaire ou par toute autre méthode de paiement prise en charge par la plateforme.
De plus, lorsque les clients reçoivent ces rappels par courriel, ils prennent conscience du retard plus rapidement et se sentent encouragés à payer immédiatement, ce qui contribue grandement aux efforts de recouvrement des entreprises.
Certaines plateformes offrent également aux sociétés un système intuitif pour suivre le processus complet, depuis l’envoi initial par le créancier jusqu’au paiement final. Cela permet aux gestionnaires financiers d’avoir une vision claire des conditions actuelles pour chaque transaction.
Enfin, grâce à cette technologie innovante, il est non seulement possible de créer une relation durable avec les parties prenantes, mais aussi d’améliorer considérablement les performances globales de recouvrement des factures.
Dresser un procès-verbal à chaque procédure du recouvrement
L’établissement d’un procès-verbal est une obligation légale quand on effectue un recouvrement. Ce document doit mentionner la date et le lieu auxquels l’avis de recouvrement a été émis, les noms des parties impliquées, le montant total dû, les conditions spécifiques qui s’appliquent à l’avis et toute autre information pertinente.
Le procès-verbal doit inclure une copie du courrier envoyé pour relancer le débiteur et une confirmation que ce dernier a été correctement informé de la situation et des conséquences possibles d’un non-paiement. C’est essentiel pour anticiper les litiges qui peuvent se produire.
Le procès-verbal servira également à confirmer que tous les documents nécessaires ont été conservés au cas où il serait nécessaire de faire valoir les droits du créancier en justice. Il est donc important que le procès-verbal comprenne des copies des pièces justificatives telles que les contrats, factures et autres preuves pertinentes.
Appliquer des mesures coercitives claires en cas d’impayés
Le procès-verbal doit également inclure une confirmation que le débiteur a été informé de la situation et des conséquences possibles d’un non-paiement, notamment l’engagement d’une agence de recouvrement ou l’exercice des poursuites judiciaires.
Si le débiteur ne règle pas sa dette après plusieurs relances, il est possible dans un premier temps de recourir à l’intervention d’une agence de recouvrement pour faire la mise en demeure et obtenir le paiement.
Si le débiteur ne règle pas sa dette malgré les mesures précédentes, il est possible d’engager un huissier de justice pour récupérer les montants dus. Si toutes les autres mesures coercitives n’ont pas donné de résultats, le créancier peut entamer une action en justice contre le débiteur.
Voilà les conseils indispensables pour établir une politique de recouvrement efficace et fiable. Des clients solvables sont la base d’une entreprise fructueuse et épanouie. D’où l’intérêt d’avoir une stratégie pertinente pour s’assurer que chaque client paie votre facture au moment où il doit le faire.
